「業務切り出し」のコツ～社内の仕事を外注する判断基準とは？

はじめに

人手不足やコスト高の時代、社内リソースの使い方が企業の成長スピードを大きく左右するようになりました。そこで注目されているのが「業務の切り出し」——つまり、自社でおこなっている業務の一部を外部に委託することです。

しかし、むやみに外注すれば良いというものではありません。

「何を、どこまで、どう外に出すか？」
今回は、『スモール企業でもすぐに実践できる“業務切り出しの判断基準と進め方”』をご紹介します。

「切り出し」の目的とは？

まず大切なのは、「なぜ、外注するのか？」という目的を明確にすることです。

外注とは、コストを減らすこと以上に、“コア業務に集中する”ための手段です。

自社が本当に力を注ぐべき業務（＝企画・判断・顧客接点など）にリソースを集中させるために、反復作業やノンコア業務を外に出す。そのための見極めが『業務切り出し』の本質です。

判断に迷ったら？「コア度」と「標準化」の2軸で考える

業務を切り出すかどうか判断する際は、以下の2つの軸で整理してみましょう。

軸	内容
コア度	自社の競争優位や価値提供にどれだけ関係しているか
標準化のしやすさ	手順書化・ルール化・検収が可能かどうか

この2軸で分類した「4象限マトリクス」がこちらです。

まず着手すべきは「低コア × 高標準化」の業務

たとえば、以下のような業務は外注に向いています。

• 請求書ドラフト作成、記帳補助
• 在庫登録、データの整形や名寄せ
• 画像リサイズ、記事の装飾や入稿作業
• SNSの投稿スケジュール作成やコメント集計
• 一次問い合わせの定型応対（カスタマーサポート）

これらは、ルールさえ共有できれば高品質なアウトプットが得られやすいため、業務切り出しの第一歩として最適です。

外注してよいか迷ったときの「10のチェックリスト」

以下に当てはまる項目が多いほど、切り出しの候補となります。

1. 社員の判断を必要としない
2. ルールや手順がある／作れる
3. 毎月・毎週など継続的に発生する
4. 数量・納期などが数値で管理できる
5. 社内で時間がかかりすぎている
6. 属人化していて引き継ぎが困難
7. ツールの権限付与で外部も作業できる
8. 他社に任せてもリスクが低い
9. コミュニケーション頻度が多すぎない
10. コア業務の時間を圧迫している

※7つ以上当てはまれば、外注検討を前向きに。

外注を成功させるための「依頼メモ」の書き方

業務を外に出す際、最も重要なのは「伝え方」です。
Re:mama（リママ）では、以下のような”「依頼メモ」テンプレート”を活用することをおすすめしています。

依頼メモ：例）SNS投稿画像の作成依頼

• 目的：SNS運用担当の作業時間を月10時間削減したい
• 依頼内容：週2本の画像制作（テンプレートあり）
• 範囲外：投稿文の作成・投稿そのもの
• 納品形式：PNG／1080×1080／Googleドライブ納品
• 品質基準：誤字ゼロ・指定カラー3色使用
• スケジュール：毎週水曜までに翌週分納品
• コミュニケーション：Slack、当日中返信
• 予算：月20,000円（出来高）
• 機密保持：NDA締結済、Canvaアカウント付与

このように、“目的・成果物・品質・納期・コミュニケーション手段”を明確にすることで、外注トラブルの8割は防げます。

まとめ

• 外注は「コスト削減」ではなく「コア業務への集中」が目的
• 「コア度 × 標準化」で業務を分類し、切り出し適性を判断
• 成功のカギは、依頼メモの明確化と段階的な実行

Re:mamaでは「最初の一歩」の切り出しを支援します

Re:mamaは、スモール企業の皆さまに代わって、“最初に手放すべき業務”の切り出しと実行支援をおこなっています。
単発でのご依頼ももちろん可能です。まずは1業務から、小さく始めてみませんか？